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Reisekosten-Rechner 2026: Dienstreise abrechnen

Reisekosten-Rechner 2026: Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und Übernachtungskosten für Dienstreisen berechnen. Kostenloser CERTISCAN Rechner.

Reisekosten berechnen

Reiseland

Bestimmt die Verpflegungspauschalen

Volle Reisetage (24h)

Tage mit 24h Abwesenheit (ohne An-/Abreise)

An-/Abreisetage

An- und Abreisetag (je 14 € Inland)

Gefahrene Kilometer (Hin + Rück)

Eigener PKW: 0,30 €/km

Übernachtungskosten (gesamt)

€

Tatsächliche Hotelkosten (mit Beleg)

Frühstück vom Hotel inbegriffen

Kürzt die Verpflegungspauschale um 20% pro Tag

191,00 €

Erstattungsfähige Reisekosten

📊 3 Reisetage, Inland

ReiselandDeutschland

Volle Tage (1× 28,00 €)28,00 €

An-/Abreise (2× 14,00 €)28,00 €

Verpflegung gesamt56,00 €

Fahrtkosten (450 km × 0.30 €)135,00 €

Übernachtung0,00 €

Gesamterstattung191,00 €

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Reisekosten berechnen – Pauschalen 2026

Reisekosten für Dienstreisen setzen sich zusammen aus: Verpflegungsmehraufwand + Fahrtkosten + Übernachtungskosten + Nebenkosten. Der kostenlose CERTISCAN Reisekosten-Rechner berechnet alle Pauschalen nach den aktuellen Sätzen 2026.

Beispiel: 3-Tage-Dienstreise innerhalb Deutschlands, 450 km mit dem PKW. Verpflegung: 2 × 14 € (An-/Abreisetag) + 1 × 28 € (voller Tag) = 56 €. Fahrtkosten: 450 × 0,30 € = 135 €. Gesamt: 191 € erstattungsfähig. CERTISCAN dokumentiert die Reise lückenlos.

Verpflegungspauschalen 2026 (Inland)

Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € pro Tag
24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag
An- und Abreisetag: 14 € (unabhängig von der Dauer)
Frühstück vom Hotel: −5,60 € Kürzung. Mittag/Abend: −11,20 € Kürzung je Mahlzeit

Kilometerpauschale 2026

Bei Nutzung des eigenen PKW: 0,30 €/km für jeden gefahrenen Kilometer. Ab dem 21. Entfernungskilometer (Pendlerpauschale): 0,38 €/km. Bei Dienstreisen gilt die volle Kilometerzahl (Hin und Rück), nicht nur die einfache Entfernung.

Warum CERTISCAN für Dienstreisen?

Dieser Rechner berechnet die Erstattungsbeträge. Die CERTISCAN Plattform ab 29 €/Monat erfasst Dienstreisen komplett: Reisezeiten, Verpflegungspauschalen, Kilometerstände und Belege. Automatische Berechnung der Erstattungsbeträge und nahtlose Einbindung in die Lohnabrechnung.

Fehlerhafte Reisekostenabrechnungen sind ein häufiges Problem in Unternehmen. CERTISCAN automatisiert den Prozess und reduziert den Verwaltungsaufwand um bis zu 80%.

Berechnung geprüft von Christoph Schulz, Gründer CERTISCAN. Letzte Aktualisierung: März 2026.

Reisekosten berechnen: CERTISCAN vs. Alternativen

Funktion	CERTISCAN	Excel-Vorlage	Papierformular
Pauschalen-Berechnung	Automatisch	Formeln nötig	Manuell
Mahlzeitenkürzung	Automatisch	Fehleranfällig	Fehleranfällig
Auslandspauschalen	Alle Länder	Manuell	Nachschlagen
Zeiterfassung-Integration	✅	❌	❌
Belegerfassung	✅	❌	❌
Lohnabrechnung-Export	✅	❌	❌
Dreimonatsfrist-Prüfung	✅	❌	❌
Kosten	29 €/Mo	0 €	0 €

Alles was Sie über Reisekosten 2026 wissen müssen

Verpflegungsmehraufwand Inland

Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € pauschal (= „kleine Pauschale")
24 Stunden Abwesenheit: 28 € pauschal (= „große Pauschale")
An- und Abreisetag (mehrtägige Reise): 14 € pro Tag (unabhängig von Uhrzeiten)
Dreimonatsfrist: Bei Einsatz am gleichen Ort > 3 Monate: Keine Pauschale mehr

Mahlzeitenkürzung

Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt (z.B. Hotel-Frühstück), wird die Pauschale gekürzt:

Frühstück: −20% = −5,60 € (von 28 €) bzw. −2,80 € (von 14 €)
Mittag- oder Abendessen: −40% = −11,20 € (von 28 €) bzw. −5,60 € (von 14 €)
Alle 3 Mahlzeiten: Volle Kürzung, kein Restanspruch

Fahrtkosten

Eigener PKW: 0,30 €/km (gefahrene Strecke, Hin und Rück)
Motorrad: 0,20 €/km
Fahrrad: Keine Pauschale, aber tatsächliche Kosten absetzbar
Öffentliche Verkehrsmittel: Tatsächliche Kosten (Belege aufbewahren)
Mietwagen: Tatsächliche Kosten + Tankbelege

Übernachtungskosten

Inland: Tatsächliche Kosten (keine Pauschale für AG-Erstattung). Pauschale nur für Steuererklärung: 20 €/Nacht
Ausland: Länderspezifische Pauschalen (BMF-Tabelle). Beispiel: Österreich 101 €, Schweiz 157 €, USA 224 €

Auslands-Verpflegungspauschalen (Beispiele 2026)

Österreich: 27 € / 18 € (ab 8h)
Schweiz: 64 € / 43 € (ab 8h)
Frankreich: 53 € / 36 € (ab 8h)
Niederlande: 47 € / 32 € (ab 8h)
USA (New York): 66 € / 44 € (ab 8h)

Nebenkosten

Parkgebühren, Maut, Fährkosten
Gepäckaufbewahrung, Schließfächer
Telefon-/Internetkosten dienstlich
Trinkgelder (angemessen, < 10%)
Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen

Steuerliche Behandlung

Arbeitgeber-Erstattung: Steuerfrei bis zur Pauschale (§ 3 Nr. 16 EStG)
Werbungskosten: Wenn Arbeitgeber nicht erstattet → Steuererklärung absetzbar
Vorsteuerabzug: Unternehmer können Vorsteuer aus Hotel- und Mietwagenrechnungen abziehen

Häufig gestellte Fragen

Wie berechne ich Reisekosten für eine Dienstreise?+

Reisekosten = Verpflegungspauschalen + Fahrtkosten + Übernachtungskosten + Nebenkosten. Inland: 14 €/Tag (ab 8h) oder 28 €/Tag (24h). Fahrtkosten: 0,30 €/km. Übernachtung: tatsächliche Kosten.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?+

Inland: 14 € ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 € ab 24 Stunden, 14 € für An-/Abreisetag. Diese Sätze gelten für 2026 und werden vom BMF festgelegt.

Was ist die Kilometerpauschale 2026?+

Bei Dienstreisen mit dem eigenen PKW: 0,30 € pro gefahrenen Kilometer (Hin + Rück). Bei der Pendlerpauschale ab dem 21. km: 0,38 €/km. Bei Dienstreisen gilt die volle Strecke.

Wann wird die Verpflegungspauschale gekürzt?+

Bei gestellten Mahlzeiten: Frühstück −5,60 € (20% von 28 €), Mittag- oder Abendessen je −11,20 € (40% von 28 €). Hotel-Frühstück im Zimmerpreis zählt als gestellte Mahlzeit.

Wie funktioniert der An- und Abreisetag?+

Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt für den An- und Abreisetag automatisch die kleine Pauschale von 14 € – unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen.

Was ist die Dreimonatsfrist?+

Verpflegungspauschalen können nur für die ersten 3 Monate am gleichen Einsatzort in Anspruch genommen werden. Danach entfällt der Anspruch. Ausnahme: Unterbrechung von mindestens 4 Wochen.

Gelten andere Sätze für Auslandsdienstreisen?+

Ja, jedes Land hat eigene Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen (BMF-Tabelle). Beispiel: Schweiz 64 €/Tag (24h), Österreich 27 €/Tag (24h). Die Pauschalen werden jährlich angepasst.

Sind Reisekosten steuerfrei erstattbar?+

Ja, der Arbeitgeber kann Reisekosten bis zur Höhe der Pauschalen steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Darüber hinausgehende Erstattungen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Was zählt als Nebenkosten der Dienstreise?+

Parkgebühren, Maut, Fährkosten, Gepäckaufbewahrung, dienstliche Telefon-/Internetkosten, Trinkgelder (angemessen) und Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen. Belege aufbewahren!

Wie hilft CERTISCAN bei der Reisekostenabrechnung?+

CERTISCAN erfasst Dienstreisen komplett: Reisezeiten, automatische Pauschalen-Berechnung, Kilometerstände und Belegerfassung. Einbindung in die Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Ab 29 €/Monat.